CENTRO LEGAL

Términos y Condiciones de Uso

1. Quién presta el servicio

Velapay es una marca y un servicio de PROKAP IB S.A.S., NIT 900.522.890-3, domicilio y dirección de notificaciones judiciales en la Carrera 13 Bis No. 108-36, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia. Correo: velapay@velapay.com.co. Teléfono y WhatsApp: +57 320 240 9493. En estos términos, «Velapay» o «el Operador» se refiere a PROKAP IB S.A.S. y «el usuario» a la persona que se afilia.

2. Qué es Velapay

Velapay es un servicio de gestión y domiciliación de pagos recurrentes del hogar. Por encargo del usuario, Velapay organiza en una sola fecha mensual los pagos de los servicios que el usuario registra (servicios públicos, telecomunicaciones, arriendo, administración, educación, salud, suscripciones y similares), los paga por cuenta del usuario cuando estén activos según el numeral 4 y le cobra un único valor mensual.

Según el plan, el servicio incluye además: panel de control del gasto del hogar, alertas de cada pago, topes de seguridad por servicio, comparación de recibos entre periodos, informes y soporte por los canales del plan.

3. Afiliación y cuenta

• Para afiliarse, el usuario debe ser mayor de edad, tener capacidad legal y suministrar información veraz, completa y actualizada.
• La cuenta es personal e intransferible. El usuario debe proteger su clave y avisar de inmediato a Velapay si sospecha un uso no autorizado.
• Todos los servicios de un plan deben pertenecer a una misma vivienda.
• Si el usuario paga con una tarjeta de la que no es titular, declara que cuenta con la autorización expresa del titular para afiliarla y para los cobros recurrentes, y responde ante Velapay y ante el titular por esa declaración.
• Velapay puede pedir información adicional para conocer al cliente (ver la política de Prevención de Lavado de Activos) y abstenerse de afiliar a quien no la entregue.

4. Activación de cada servicio

Registrar un servicio en el panel no significa que Velapay ya lo esté pagando. Cada servicio pasa por una verificación de la referencia con el proveedor o con el convenio de recaudo correspondiente. El panel muestra el estado de cada servicio.

• Servicio activo: Velapay lo paga por cuenta del usuario en cada periodo, dentro del tope que el usuario haya fijado.
• Servicio pendiente de activación: Velapay todavía no lo paga y el usuario debe seguir pagándolo directamente al proveedor. Velapay no responde por suspensiones, recargos o reconexiones de un servicio que no estaba activo.

Velapay informará al usuario por correo cuando un servicio quede activo. Mientras ningún servicio esté activo, el valor mensual corresponde únicamente a la membresía del plan.

5. Planes y precios

Precios en pesos colombianos, con IVA incluido en el total. La membresía es mensual y por vivienda.

Porcentaje variable. Además de la membresía, Velapay cobra el porcentaje del plan, más IVA, únicamente sobre el valor de los servicios que haya pagado efectivamente por el usuario en el periodo. Nunca se cobra sobre servicios pendientes de activación ni sobre pagos no realizados.

Valor de las facturas de terceros. El valor de cada factura pagada por Velapay se le cobra al usuario por el mismo valor pagado al proveedor, sin recargo: es dinero del usuario que Velapay entrega por su cuenta y no un ingreso de Velapay.

Cambios de precio. Velapay puede modificar los precios con aviso previo de al menos treinta (30) días calendario. El usuario puede cancelar sin costo antes de que el nuevo precio aplique.

No hay cláusula de permanencia mínima.

6. Cobro mensual

• Primer cobro: al afiliarse, el usuario paga la membresía de su primer mes.
• Fecha única de cobro: cada mes, el mismo día en que el usuario se afilió (por ejemplo, quien se afilia un 8 paga cada 8). Si un mes no tiene ese día, el cobro se hace el último día de ese mes. El cobro se ejecuta en la madrugada de ese día e incluye la membresía y, cuando haya servicios activos, el valor de los servicios pagados en el periodo y el porcentaje variable con su IVA. El panel («Mi cobro mensual») muestra el detalle del valor que se cobrará, y Velapay envía un correo de aviso entre dos y tres días antes de cada cobro con el valor y la tarjeta.
• Medios de pago: tarjetas de crédito o débito Visa, Mastercard y American Express, registradas en la página segura de AvalPay. Velapay no recibe ni guarda el número completo de la tarjeta: solo una referencia cifrada (token), la franquicia y los últimos cuatro dígitos. No se aceptan Diners, PSE ni transferencias.
• Si el cobro es rechazado por falta de fondos u otra causa temporal, Velapay lo reintenta en los días siguientes, hasta tres (3) intentos en total, y avisa por correo cada rechazo con la fecha del siguiente intento. Si el banco rechaza en forma definitiva o se agotan los intentos, la tarjeta queda desactivada para cobros y la cuenta queda suspendida hasta que el usuario registre otra tarjeta. Mientras la cuenta esté suspendida, Velapay no paga servicios del usuario.
• Cómo aparece en el extracto: los cobros de Velapay figuran a nombre de PROKAP IB SAS, razón social del operador.
• Comprobantes y factura: cada cobro aprobado genera un comprobante en el panel y por correo. Velapay expide la factura electrónica que corresponda por la membresía y el porcentaje variable, conforme a las normas de la DIAN.

7. Obligaciones del usuario

• Mantener actualizados sus datos, los de sus servicios y una tarjeta vigente con fondos o cupo suficiente en la fecha de cobro.
• Revisar en el panel el estado de cada servicio y seguir pagando directamente los que no estén activos.
• Informar cambios de vivienda, de proveedor o de facturación que conozca.
• Usar el servicio solo para obligaciones lícitas propias o de su hogar.

8. Obligaciones de Velapay

• Pagar oportunamente, por cuenta del usuario, los servicios activos, dentro de los topes fijados por el usuario, y entregar comprobante de cada pago.
• Informar con claridad el valor de cada cobro, el estado de cada servicio y cualquier novedad que afecte el servicio.
• Pedir la aprobación del usuario antes de pagar una factura que supere el tope fijado para ese servicio.
• Proteger la información del usuario conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.
• Atender peticiones, quejas y reclamos en los plazos legales.

9. Responsabilidad

Velapay responde, conforme a la ley, por los perjuicios que cause al usuario por el incumplimiento de sus obligaciones. En particular, si un servicio activo no se paga a tiempo por causa imputable a Velapay, Velapay asume los intereses, recargos y costos de reconexión que se causen por ese motivo.

Velapay no responde cuando el daño proviene de causa extraña (fuerza mayor, caso fortuito o hecho de un tercero ajeno a Velapay) o de un hecho del usuario, por ejemplo: datos o referencias incorrectas suministradas por el usuario, falta de fondos o cupo, tarjeta bloqueada, servicios pendientes de activación o fallas del proveedor del servicio. Esta cláusula no limita los derechos que la ley reconoce al usuario como consumidor.

Garantía del servicio. Si Velapay presta el servicio en forma deficiente, el usuario puede exigir, a su elección, que se preste de nuevo correctamente o la devolución de lo pagado por el periodo afectado (artículo 7 y siguientes de la Ley 1480 de 2011).

10. Asistente con inteligencia artificial

El sitio y el panel ofrecen a Vela, un asistente de conversación que funciona con inteligencia artificial. Sus respuestas son automáticas, pueden contener errores y son orientativas: no constituyen asesoría financiera, tributaria ni legal, ni modifican estos términos. Para decisiones sobre su cuenta, el usuario puede pedir atención de una persona por WhatsApp o PQRS. Vela nunca pide datos de tarjeta ni claves: el usuario no debe escribirlos en el chat.

11. Propiedad intelectual

La marca Velapay, sus logos, el sitio, la plataforma y sus contenidos pertenecen a PROKAP IB S.A.S. o se usan con autorización. No pueden reproducirse ni usarse sin permiso. Las marcas de terceros mencionadas pertenecen a sus titulares.

12. Cancelación, suspensión y terminación

• El usuario puede cancelar en cualquier momento, sin penalidad (ver la Política de Retracto, Cancelación y Reembolsos).
• Velapay puede suspender o terminar el servicio por incumplimiento grave del usuario, uso fraudulento o ilícito, imposibilidad de verificar su identidad u orden de autoridad competente, informándolo por los canales registrados.
• Si Velapay decide dejar de prestar el servicio sin culpa del usuario, avisará con al menos treinta (30) días calendario y devolverá la parte de la membresía pagada y no disfrutada.

13. Cambios a estos términos

Velapay puede actualizar estos términos para reflejar cambios en el servicio o en la ley. Los cambios que afecten los derechos u obligaciones del usuario se informarán con al menos treinta (30) días calendario de anticipación; si el usuario no está de acuerdo, puede cancelar sin costo antes de que apliquen. Cada versión queda publicada con su número y fecha, y Velapay conserva constancia de la versión que aceptó cada usuario.

14. Comunicaciones

El correo electrónico registrado es el canal principal para comprobantes, avisos de cobro y cambios del servicio. WhatsApp y mensajes de texto se usan solo si el usuario los autorizó. Los mensajes comerciales y las gestiones de cobro se envían únicamente por los canales autorizados y en los días, horarios y frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023.

15. Ley aplicable, quejas y controversias

Estos términos se rigen por la ley colombiana, en especial la Ley 1480 de 2011 y la Ley 527 de 1999. El usuario puede presentar peticiones, quejas y reclamos por los canales de la sección PQRS. Si no queda satisfecho, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) en ejercicio de sus funciones de protección al consumidor, o a los jueces de la República.

La aceptación de estos términos se realiza por medios electrónicos y tiene plena validez (Ley 527 de 1999).

Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

PROKAP IB S.A.S., NIT 900.522.890-3, domicilio y dirección de notificaciones judiciales en la Carrera 13 Bis No. 108-36, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia. Correo: velapay@velapay.com.co. Teléfono y WhatsApp: +57 320 240 9493.

Área responsable de atender a los titulares: Gerencia de PROKAP IB S.A.S., a través del correo velapay@velapay.com.co.

2. Datos que tratamos

Velapay no recibe ni guarda el número completo de tarjetas ni claves bancarias. No solicitamos datos sensibles (salud, origen étnico, orientación, datos biométricos, etc.) ni datos de menores de edad. Pedimos al usuario no escribir datos sensibles en el chat ni en las PQRS.

3. Finalidades

• Afiliar al usuario, prestar el servicio contratado, cobrar y pagar por su cuenta, conciliar y emitir comprobantes y facturas.
• Verificar su identidad, prevenir fraude y cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos.
• Enviar avisos del servicio: comprobantes, cobros, cambios del servicio y de estos documentos.
• Atender PQRS, el chat y el soporte.
• Medir y mejorar el sitio y el servicio con información agregada.
• Solo si el titular marcó la casilla opcional de novedades y ofertas (autorización separada y revocable): enviar información comercial de Velapay por los canales autorizados.

4. Encargados y transferencias internacionales

Para prestar el servicio, Velapay comparte datos con proveedores que los tratan por su cuenta (encargados), bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad:

Estados Unidos y los países de la Unión Europea figuran entre los países que la Superintendencia de Industria y Comercio considera con nivel adecuado de protección. Las transmisiones a encargados se realizan con las garantías que exige el Decreto 1074 de 2015. Velapay no vende datos personales.

5. Derechos del titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización; ser informado del uso dado a sus datos; revocar la autorización o pedir la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; acceder gratuitamente a sus datos; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Cómo ejercer los derechos

• Canal: correo a velapay@velapay.com.co o PQRS en www.velapay.com.co/pqr.html, indicando nombre, número de documento, la solicitud, una dirección de respuesta y los documentos que la soporten.
• Consultas: se responden en máximo diez (10) días hábiles; si no es posible, se informa el motivo y se responde dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo; si no es posible, se informa y se responde dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes. Si el reclamo está incompleto, se pide completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta del titular, se entiende desistido.
• Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, el titular debe haber agotado este trámite ante Velapay (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

7. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables: cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS), tokenización de las tarjetas en la pasarela, claves guardadas solo como valor cifrado, base de datos sin acceso público y con acceso restringido al personal autorizado, registro de las operaciones de pago, copias de seguridad diarias y verificación de su restauración. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos legales.

8. Conservación

Los datos se conservan mientras el usuario tenga cuenta y, después, durante el tiempo que exijan las normas comerciales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos (hasta diez años para los soportes de las operaciones, artículo 28 de la Ley 962 de 2005). Vencido ese plazo, se eliminan o anonimizan.

9. Vigencia

Esta política rige desde el 28 de octubre de 2026 (versión 2.2) y reemplaza las versiones anteriores. Las bases de datos de Velapay estarán vigentes mientras PROKAP IB S.A.S. preste el servicio. Los cambios sustanciales se informarán por correo antes de aplicarse.

Política de Retracto, Cancelación y Reembolsos

1. Derecho de retracto

Como la afiliación se hace a distancia, el usuario puede retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su afiliación (artículo 47 de la Ley 1480 de 2011), escribiendo a velapay@velapay.com.co, por WhatsApp o por PQRS.

• Velapay devuelve el 100 % de la membresía pagada, sin descuentos, en máximo treinta (30) días calendario, al mismo medio de pago. Si la solicitud llega el mismo día del cobro, Velapay procura anular la transacción para que el dinero no llegue a salir.
• Al retractarse, la tarjeta se desactiva para cobros futuros.
• Los valores de facturas de terceros que Velapay ya haya pagado por cuenta del usuario no son reembolsables por Velapay, porque corresponden a obligaciones del usuario ya cumplidas ante sus proveedores.

2. Cancelación

• El usuario puede cancelar en cualquier momento, sin penalidad, desde su panel («Mi perfil» → «Cancelar mi membresía») o por correo, WhatsApp o PQRS. Velapay confirma la cancelación por correo.
• Al cancelar, Velapay desactiva las tarjetas del usuario en la pasarela y no hace nuevos cobros ni paga nuevos servicios. Si en el periodo Velapay ya pagó servicios por cuenta del usuario, la cancelación se atiende por PQRS o WhatsApp para cobrar solo esos valores antes de cerrar la cuenta.
• Eliminar la tarjeta del panel impide cualquier cobro futuro con ella.

3. Reversión del pago

Si el usuario pagó con tarjeta y fue víctima de fraude, la operación no fue solicitada, o el servicio pagado no se prestó o no corresponde a lo contratado, puede pedir la reversión del pago (artículo 51 de la Ley 1480 de 2011). Debe presentar la queja ante Velapay y avisar al banco emisor de su tarjeta dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que conoció la operación. Velapay atenderá la solicitud y colaborará con el banco y la pasarela en el trámite.

4. Reembolsos por fallas del servicio

Si por causa imputable a Velapay un servicio activo no se paga a tiempo, Velapay asume los intereses, recargos y costos de reconexión causados y, si el servicio del mes se vio afectado, devuelve o abona la membresía de ese mes. Los reembolsos se hacen en máximo treinta (30) días calendario, al mismo medio de pago.

5. Cobros no reconocidos

Los cobros de Velapay aparecen en el extracto a nombre de PROKAP IB SAS. Si el usuario no reconoce un cobro, le pedimos escribirnos antes de acudir a su banco: verificamos y, si corresponde, devolvemos el dinero.

Aclaraciones Importantes

1. Velapay no es una entidad financiera

Velapay actúa como mandatario del usuario. No capta ni administra dinero del público, no otorga crédito, no emite medios de pago y no está vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia. Los pagos con tarjeta se procesan a través de AvalPay (Banco de Occidente / Evertec).

2. Los proveedores de servicios son terceros

Velapay no presta los servicios públicos, de telecomunicaciones, arriendo, educación, salud ni suscripciones del usuario. La calidad, continuidad, facturación y atención de esos servicios son responsabilidad de cada proveedor. Velapay paga el valor que el proveedor factura y ayuda al usuario a tramitar ante el proveedor las diferencias que encuentre. Las marcas de terceros que aparecen en el sitio pertenecen a sus titulares y se mencionan solo como ejemplos de servicios que pueden domiciliarse.

3. Puntos, millas y rendimientos

Los puntos, millas o devoluciones de dinero dependen exclusivamente del programa del banco emisor de la tarjeta. La calculadora del sitio usa supuestos ilustrativos (por ejemplo, una tasa de 8 % efectivo anual y 30 días de plazo de la tarjeta); sus resultados son estimaciones, no una promesa de rentabilidad ni de beneficios.

4. Información del sitio

Las cifras de contexto del sitio (hábitos de pago, hogares, tiempos) provienen de estudios y fuentes públicas, tienen fines informativos y pueden cambiar. Nada en el sitio ni en el asistente Vela constituye asesoría financiera, tributaria o legal.

Prevención del Lavado de Activos y Cumplimiento

1. Compromiso

Velapay no permite que su servicio se use para lavar activos, financiar el terrorismo o financiar la proliferación de armas de destrucción masiva, y aplica medidas de debida diligencia proporcionales a su actividad y a su tamaño.

2. Medidas

• Conocimiento del cliente: identificación del usuario en la afiliación y perfil financiero (actividad, ingresos, egresos, activos, pasivos y patrimonio) y declaración de persona expuesta políticamente (PEP), que el usuario completa en su panel antes de que Velapay pague servicios por su cuenta.
• Consistencia de las operaciones: revisión de pagos que no correspondan al perfil declarado o al uso normal de un hogar.
• Listas restrictivas: Velapay podrá consultar listas vinculantes para Colombia, como las del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.
• Colaboración con las autoridades: Velapay atenderá los requerimientos de las autoridades competentes conforme a la ley.

3. Consecuencias

Velapay podrá abstenerse de afiliar o terminar la relación con quien no entregue la información requerida, entregue información falsa o aparezca en listas vinculantes, informándolo al usuario salvo que la ley lo impida.

Autorización de Débito Automático

1. Qué autoriza el usuario

Al registrar su tarjeta y aceptar estos documentos, el usuario autoriza a PROKAP IB S.A.S. (Velapay) a cobrar en esa tarjeta, sin que tenga que digitarla de nuevo:

• Al afiliarse: la membresía del plan elegido.
• Cada mes, en su fecha única (el mismo día de la afiliación): la membresía del plan, el valor de los servicios activos pagados por su cuenta en el periodo y el porcentaje variable con su IVA, según los Términos y Condiciones.
• Si un cobro es rechazado: hasta tres (3) intentos en total, en días seguidos.

El valor exacto de cada cobro se muestra en el panel («Mi cobro mensual») antes de la fecha de cobro y se confirma por correo con su comprobante. Velapay no paga una factura que supere el tope fijado por el usuario sin su aprobación.

2. Tarjeta de otra persona

Si la tarjeta no es del usuario, el usuario declara que el titular autorizó expresamente su registro y los cobros recurrentes descritos aquí, y responde por esa declaración.

3. Revocación

El usuario puede revocar esta autorización en cualquier momento eliminando la tarjeta en su panel o pidiéndolo por correo, WhatsApp o PQRS. También puede cancelar la membresía desde el panel. La revocación impide cobros futuros con esa tarjeta desde que se confirma; no afecta los valores ya causados por servicios pagados por cuenta del usuario antes de la revocación, que podrán cobrarse con otro medio que el usuario registre.

4. Finanzas abiertas

Velapay todavía no se conecta con las cuentas bancarias del usuario ni lee su información financiera mediante finanzas abiertas. Si en el futuro ofrece esa función, pedirá un consentimiento separado, expreso e informado, que indicará qué datos se compartirán, para qué, por cuánto tiempo y cómo revocarlo.

5. Evidencia

La autorización se otorga por medios electrónicos y queda registrada con fecha, hora, dirección IP, navegador y versión del documento aceptado, con plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

Política de Cookies y Tecnologías Similares

1. Qué usamos

El sitio usa cookies y almacenamiento local del navegador. Las de funcionamiento son necesarias; las de medición se activan solo si el visitante las acepta en el aviso de cookies.

Si el visitante usa el chat Vela, el sitio crea el identificador anónimo de visitante para mantener la conversación, aunque haya rechazado la medición.

2. Cómo decidir

En la primera visita, el aviso permite aceptar o rechazar la medición. Mientras el visitante no acepte, no se activan Google Analytics ni la medición propia. Para cambiar la decisión, el visitante puede borrar los datos del sitio en su navegador y elegir de nuevo.

3. Uso de la información

La información de medición se usa de forma agregada para mejorar el sitio y conocer qué canales traen visitantes. Si el visitante se afilia o deja sus datos, su recorrido en el sitio puede asociarse a su registro para atenderlo mejor, conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS)

1. Canales

• Formulario PQRS: www.velapay.com.co/pqr.html (entrega un número de radicado).
• Correo: velapay@velapay.com.co
• WhatsApp: +57 320 240 9493 (lunes a viernes, 8:00 a. m. a 6:00 p. m.).
• Dirección: Carrera 13 Bis No. 108-36, Oficina 210, Bogotá D.C., Colombia.

2. Plazos

Respondemos las PQRS en máximo quince (15) días hábiles. Las solicitudes sobre datos personales siguen los plazos de la Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. Si no está de acuerdo con la respuesta

Puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio: www.sic.gov.co.